町内会の仕事をラクにするための仕組みづくり

2013.09.23.Mon
幼稚園の入園と同時期に
町内会の組長(班長)になりました。

引っ越してきて4年目、
輪番制なので10数年に1回のタイミングで今年。

4月の総会に出席し、町内会費の集金、
あとは、回覧板を回すのが基本的なお仕事。
そして、来年3月に総会にもう1度出席、で、終了。
(楽な方だと思います)

総会に出席して、集金に回って思ったこと。
ご近所さん皆、基本的に感じが良い。
それがわかっただけでも、組長になったかいがあったというものだ。
できるだけこの町に長く居よう…そう思った。

基本的な仕事である回覧板回し。
これは、町内会長さんが、回覧板用の書類を郵便受けに入れておいてくれるので
それを回覧板にはさんで、いつものように次の家に届けるだけ。
なんて簡単なんだー!

でも、それには準備が必要。
それは…回覧印用枠の作成。
ネットで探したけど、我が町の回覧板の需要に合うのがなく、自作。

回覧板の管理

この回覧印用枠の左端に自分のハンコを全て押して
メインで使う回覧板2枚に事前に貼っておきます

引き出し下段に収納
町内会書類の収納

【町内会書類の一部の詳細】
災害対策用の連絡網
役員組長の住所録
(この2枚は両面すぐに見れるようにクリアファイルに入れました)
町内の住宅地図
(私が担当になった組の回覧板が回る順番も記入し、硬質ケースに入れました。
 これは町内会費の集金の時などに大活躍)
連絡網と住所録を入れたクリアファイルに回覧印用枠の紙も入れています。


回覧用の書類が届く

 ↓ 

回覧板を回す

 ↓

回覧板が戻ってくる

 ↓

回覧済の書類をはずし、処分※

 ↓

ダイニングテーブルに回覧板を置く

 ↓

町内会書類の引き出しとセロテープをテーブルに持ってくる

 ↓

新しい回覧印用枠を貼る

 ↓

引き出しとセロテープを元に戻す


隣の引き出しにセロテープが入っているので、この一連の作業がとってもスムーズ!
流れ作業の仕組みを作っておくと本当にラクです!

ちなみに、その他の町内会の書類は、普段使用しないので
別の部屋に仕舞っています


回覧印用枠の印刷を前回4月にしたのですが、おおよその枚数わからず、
適当な数プリントアウトしておいたら、足りなくなったので昨日追加。
今回は前回より多めに作っておいたので、予定では1年に2回の手間、
ということになります。


※回覧済の書類
 組長を引き継いだ時に受け取った書類の中に、数年分の回覧済の書類が
 保管してあり驚きました。総会の時、町内会長さんに確認し、書類を破棄。
 今後は一切保管は不要とのこと、来年度の組長さんに伝えなくては…。


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